Saturday, April 09, 2005

PENTINGNYA PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI

PENDAHULUAN

Manusia adalah mahluk rohani dan jasmani, manusia tak dapat lepas dari ketergantungan dengan manusia lainnya. Seorang sosiologi mengatakan bahwa manusia baru menjadi manusia , karena hidup bersama dengan manusia lain. Oleh sebab itulah manusia disebut mahluk sosial.
Sebagai mahluk sosial manusia mempunyai kecenderungan bergaul ini bukan saja merupakan kebutuhan manusia untuk menyatakan dirinya terhadap manusia lain, tetapi juga kebutuhan untuk mengadakan kegiatan bersama dengan manusia lainnya. Dengan kegiatan tersebut, sudah tentu manusia akan senantiasa berhubungan dengan manusia lainnya, yang menuntut adanya bagian atau kesempatan untuk mendapatkan manfaat dari terjadinya hubungan itu. Dari sini manusia sudah mulai berfikir menyusun konsep dan setrategi bagaimana seharusnya bergaul dan cara apa yang terbaik untuk mencapai pergaulan yang sukses.
Dengan pemikiran seperti itu, manusia dalam pergaulannya secara tidak disadari telah melakukan atau menerapkan kegiatan public relation. Dari sini nampak bahwa sekecil apapun kegiatan manusia dan selama kegiatan itu masih ada, maka aspek Public Relations itu akan tetap ada dan diperlukan. Lebih-lebih dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan perlunya organisasi dan manajemen yang lebih maju dan kompleks, peranan Public Relations tidak bisa diabaikan..
Apalagi dengan tumbuhnya secara cepat berbagai industri dan usaha jasa, dimana dalam perkembangannya akan menghadapi berbagai perubahan cepat yang secara langsung atau tidak langsung akan dirasakan sebagai tantangan berat yang perlu penyelesaian secara cepat dan efektif. Belum lagi dihadapkan pada pemikiran bagaimana meningkatkan dunia usaha yang berorientasi kemasa depan dengan segala konsekuensinya dan resiko yang akan dihadapinya, serta persaingan yang semakin tajam.
Kondisi seperti ini jelas memerlukan suatu penanganan khusus yang terencana berbagai bidang, termasuk bidang yang berhubungan secara langsung dengan berbagai publik (internal dan ekternal), yang menjadi kepentingan suatu dunia usaha. Dari sini jelas keberadaan Public Relations ( PR) semakin diperhitungkan.

KALAU BEGITU APAKAH PUBLIC RELATIONS ITU DAN UNTUK APA P.R ITU
Para ahli PR sendiri melalui berbagai karyanya telah banyak mengemukakan berbagai definisi apa itu PR ? Menurut survey yang diadakan di Amerika Serikat, tidak kurang dari 2000 orang terkemuka dibidang PR telah mengemukakan definisinya tentang PR. Dari definisi itu diantaranya terdapat anggapan bahwa PR, itu adalah sesuatu ilmu, suatu system, seni, fungsi, proses, profesi, metoda. Kegiatan dan sebagainya.
Dari sekian banyak definisi, kemudian sebuah panitia yang terdiri para ahli PR menyeleksi dan mengambil tiga definisi yang mereka anggap terbaik yaitu :
l. Public Relations adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh Good Will dan pengertian dari para langganannya, pegawainya dan publik umumnya, kedalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan. ( J.C.Saidel).
2. Public Relations adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan, agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya. (W. Emerson Reck.).
3. Public Relatiuons adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian Publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau sesuatu Organisasi/Badan. ( Howard Bonham).
Jadi berdasarkan definisi-definisi tadi, public relations itu merupakan suatu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian,good will, kepercayaan penghargaan pada dan dari publik sesuatu badan khususnya dan masyarakat umumnya. Dalam Public Relations juga terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup badan itu.
Semua itu dapat dilaksanakan Public Relations dengan menunjukkan hal-hal yang positif tentang apa yang telah dilaksanakan dan direncanakan. Memberikan penjelasan kepada publik dengan jujur, sehingga publik merasa diikutsertakan dalam usaha-usaha badan itu. Selain itu yang tidak boleh dilupakan adalah simpatik, yang ramah dan kata-kata yang sopan, menunjukkan perhatian terhadap kritik-kritik dan saran publik dengan bijaksana, sehingga dengan demikian akan dapat memberikan kepuasan bersama dalam kerangka usaha-usaha Public Relations.
Secara pokok dan sesuai dengan lingkup kerjanya maka PR. Itu diadakan untuk membantu menyelesaikan atau mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam kaitan dengan kepentingan Top Manajemen suatu lembaga/Instansi/Perusahaan dengan masyarakat (internal maupun eksternal), sehingga tercipta suasana yang harmonis dan menguntungkan.
Sedangkan dikalangan Sewasta/perusahaan organisasi kehumasan ini dikenal dengan nama PERHUMAS yang didirikan pada tanggal 15 Desember l972. Dalam kelembagaan selanjutnya, Humas di Indonesia juga telah memperluas cakrawalanya dengan ikut serta dalam federations of the ASEAN Public Relations Organization (FAPRO) yang pertama kalinya didirikan di Kualalumpur pada tahun l977. Bahkan pada bulan maret l981 telah menjadi tuan rumah penyele nggaraan konggres FAPRO kedia di Jakarta.

DUA ASPEK HAKIKI PUBLIC RELATIONS.
Pada Public Relations senantiasa melekat dua aspek hakiki yang tidak bisatidak ada. Apabila tidak adakedua aspek tersebut, maka kegiatan itu bukanlah kegiatan Public Relations.
Kedua aspek tersebut adalah :
a. Sasarannya adalah internal dan eksternal public.
Internal Public adalah orang-orang yang berada atau tercakup oleh organisasi, yaitu seluruh pegawai mulai dari staf sampai karyawan (dalam perusahaan) termasuk antara lain pemegang saham. Sedangkan eksternal Public adalah orang-orang yang berada diluar organisasi yang ada hubungannya.
b. Kegiatannya adalah komunikasi dua arah timbal balik artinya bahwa penyampaian informasi baik ke publik intern maupunekstern harus terjadi umpan balik. Dengan demikian seseorang petugas PR yang melakukan kegiatan tersebut mengetahui opini publik sebagai efek dari komunikasi yang dilakukannya. Berbeda dengan kegiatan keahlian lainnya, PR memang memiliki system kegiatan berkomunikasi secara secara khas, yaitu:
l. Sasarannya publik didalam dan diluar.
2. Komunikasi berlangsung dua arah timbal balik;
3, Penyebaran informasi, persuasi, dan kaji opini
4. Yang dicapai tujuan organisasi itu sendiri,.
5. Efek yang diharapkan terciptanya hubungan yang harmonis.

Sebagaimana telah dikemukakan diatas, bahwa sasaran yang menjadi kegiatan PR itu adalah publik intern dan ekstern. Siapa kedua Publik itu ? . Dalam kegiatan Pulic Relations, kedua pihak itu telah dirinci sesuai dengan lingkup hubungan yang dikenal dengan sebutan :
Employee Relations : yaitu hubungan dengan para karyawan.
Stockholder Relations yaitu hubungan dengan para pemegang saham.
Customer Relations yaitu hubungan dengan para pelanggan.
Community Relations yaitu hubungan dengan masyarakat sekitar.
Government Relations yaitu hubungan dengan pemerintah.
Press Relations yaitu hubungan dengan Pers.

PROSES KEGIATAN PUBLIC RELATION DALAM ORGANISASI.
Cultip dan Center membagi empat tahapan yang merupakan proses berlangsungnya kegiatan PR keempat tahapan itu adalah :
l.Fact finding (Pengumpulan data)
2. Planning (perencanaan)
3.Communication (komunikasi)
4.Evaluating (Penilaian)


PENDEKATAN-PENDEKATAN PUBLIC RELATIONS

Sebagaimana telah disebutkan dimuka , bahwa kegiatan Public Relations merupakan usaha untuk menciptakan keharmonisan atau sikap budi yang menyenangkan antara suatu badan dengan publiknya. Dan kegiatan itu dilakukan melalui hubungan-hubungan yang sehat dan produktif. Hubungan-hubungan yang sehat dan produktif itu secara teoritis dapat dilakukan melalaui 4(empat) cara poendekatan. :
l. Pendekatan Manipulatif, yaitu mengadakan hubungan dengan tujuan untuk menggarap pendapat dan sifat seseorang atau orang-orang agar memberikan persetujuannya kepada apa yang kita harapkan. Cara ini lebih ditujukan pada perasaan, emosi/sentimen orang.
2. Pendekatan promosional yaitu mengadakan hubungan dengan menitik beratkan pada cara-cara promosi. Disini kita berbuat baik dengan harapan dapat memperoleh keuntngan dari padanya.
3. Pendekataan Educational yaitu mengadakan hubungan yang bersifat mendidik yaitu memberikan pengertian..
4. Pendekatan Missionary, yaitu mengadakan hubungan yang seolah-olah membawakan mission tertentu. Disini seolah-olah kita mengemban tugas suci untuk berbuat sesuatu.

FUNGSI PUBLIC RELATIONS
Betrand R. Canfield mengemukakan ada tiga fungsi Public Relations yaitu :
l.. Mengabdi kepada kepentingan umum;
2. Memelihara komunikasi yang baik.
3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik.
Dengan demikian, maka public relations ada dua tugas yaitu internal publik dan ekternal publik dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Tugas internal publik bertujuan untuk membina mental para karyawan agar dirinya tumbuh :
Ketaatan, cinta dan didikasi terhadap lembaga;
Semangat korps atau kelompok yang sehat dan mantap.
Kesadaran dan rsa tanggung jawab untuk memajukan lembaga


Dalam memenuhi fungsi dan tugas tersebut, praktek-praktek Internal Publik meliputi :
Penerbitan majalah intern untuk keperluan karyawan-karyawati dalam suatu organisasi
Mengadakan pertemuan secara periodic antara unsure pimpinan (manajer) dengan para pekerja.
Mengatur kegiatan rekreasi karyawan secara periodic.
Mengadakan pemilihan pegawai teladan.
Tugas Eksternal Public Relations adalah :
Mengupayakan terciptanya public confidence (kepercayaan umum)
Mengupayakan terciptanya public support (bantuan umum)
Mengupayakan terciptanya public cooperations (kerjasama umum)

KELENGKAPAN TUGAS PUBLIC RELATIONS
Untuk mewujudkan fungsi PR sebagaimana disebutkan diatas maka suatu bagian atau bidang PR perlu dilengkapi dengan seksi-seksi sebagai berikut :
l. Seksi Redaksi meliputi :
a. Subseksi penulisan pidato
b.Subseksi penerbitan
c. Subseksi hubungan dengan mass media.
2. Seksi Protokol
3. Seksi Pagelaran
4. Seksi Perpustakaan
5. Seksi Dokumentasi
6. Seksi Statistik
7. Seksi Penelitian.





PUBLIC RELATIONS DALAM PRAKTEK
Praktek apa sajakah yang meliputi bidang PR itu ?
Dalam upaya membina hubungan yang harmonis antara pimpinan suatu lembaga/perusahaan dengan publiknya (intern dan ekstern), berbagai kegiatan telah dipraktekan dalam mencapai harapan tersebut, yaitu :
l. Menetukan majalah organisasi; meliputi : perencanaan majalah dan isi majalah.
2. Membuat film dokumenter meliputi : prosedur pembuatan film dan menyusun scenario.
3. Menyelenggarakan pameran meliputu : Bagaimana membuat pameran yang manarik.
Display dan promotion.
4. Menggunakan media massa meliputy : Publicity/publisitas dan periklanan.

BEBERAPA SYARAT YANG HARUS DIMILIKIOLEH SEOPRANG PRO. :
1. Memiliki kepakaan dan kewaspadaan terhadap kecenderungan khalayak
2. Paham akan berbagai bidang vital yang berkaitan dengan keuangan, komunikasi, perkembangan manajemen, dan pameran
3. Memiliki kreatifitas dan paham akan segala susuatu yang berhubungan dengan tugasnya secara rinci..
4. Memiliki rasa hormat kepada setiap struktur sosial dimana organisasinya berkiprah.
5. Memiliki kemampuan mengarahkan aktivitas khalayak yang kreatif seraya mengintegrasikannya dengan tujuan organisasi yang diwakilinya.










KESIMPULAN

Dari seluruh uraian ini dapat disimpulkan beberapa hal yaitu :
l. Public Relations adalah mutlak diperlukan dan merupakan salah satu bagian dari manajemen,
2.Public Relations berfungsi untuk mencapai tujuan orgaisasi dengan melaksanakan komunikasi dua arah antara organisasi dan masyarakat dengan menumbuhkan pengertian dan pada akhirnya timbul partisipasi.
3. Tugas-tugas PR merupakan tugas yang harus dilaksanakan terus menerus, terencana dan dilaksanakan secara baik dari waktu kewaktu.
4. Agar PR dapat lebih berhasil menjalankan peranan dan fungsinya, maka petugas PRO perlu mengetahui dan menguasai pengetahuan tentang Public Relations dengan berbagai aspeknya.


DAFTAR – PUSTAKA

1. Asegaf Djafar, : Hubungan Masyarakat dalam praktek, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta 1980.
2. Dedy Mulyana, : Ilmu Komunikasi suatu Pengantar, PT Remaja
Rosda Karya, Bnadung, 2001.
3. Onong Uchyana Efendi, : Human Relations dan Public Relations, CV.
Mandar Maju,1993.
4. Imam Tauchid, : kapita Salekta Kehumasan, UIC Jakarta, 2002.

0 Comments:

Post a Comment

<< Home